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ERP系統供應商編碼技巧總結

2018-10-24

 


     

      現在對于物料編碼的文章,在GOOGLE里搜索一下,可以出來數千篇文章,已經說的非常透徹了。在這里也就不重復了。這里要說的是,一個經常被大家忽略的一個角落,就是供應商的編碼。其實,供應商編碼也是非常重要的,其若編制的合理,對于提高供應商管理效率,是非常有幫助的。

 

一、純流水碼

 

      即對供應商不進行有意義的編碼,而只是按合作的先后順序,對其進行編碼。這類編碼,就沒有特殊的意義,用戶若要按編碼來查詢供應商信息的話,需要記住這些毫無意義的數字編碼,對于用戶來說,無疑是一個非常大的工程。而實際上,用戶一般只記得住經常用到的供應商,一般能夠記住5家已經不錯了。而要查詢剩余的供應商信息時,只能通過供應商名字來查詢了。如此是非常不方便的。

      因為無論是在采購單,或者在應付帳款、庫存數據的查詢時,都可能要用到供應商編碼,如想查詢一下,某個供應商的采購定單的未結案還有多少;或者想查詢一下,一個供應商的應付帳款有多少,當月要付他多少,等等,這都需要用到供應商編碼。若通過供應商名字去查詢的話,當然是很不方便的。特別是財務等不直接接觸供應商的人員,更加麻煩。我去客戶那邊調研的時候,有些用戶在電腦旁邊就貼著一張供應商代碼與供應商名字的對照表,需要查詢時,他們就先從對照表中找到供應商的數字編碼,然后,再在進銷存系統中查詢他們需要的數據,這非常的不方便。

 

二、拼音與阿拉伯字母結合

 

      還有一種編碼方式,就是根據供應商名字的拼音字母結合阿拉伯數字來編碼,如寧波洪福鋁塑電器有限公司,就編碼為HF01,常州市紅飛金屬制品有限公司就編碼為HF02,也就是說,前面兩個拼音是他們字號的簡稱,后面兩個數字是流水碼。

      這種編碼方式,比上一種編碼方式有了改進,用戶不用去記憶哪些沒有實際意義的數字編碼,而根據供應商的中文名字可以直接想到編碼,即使不記得后面的流水碼也沒有關系。如現在在開采購單時,要向常州市紅飛金屬制品有限公司采購原材料,則只要在供應商欄位內,輸入FH,系統就可以幫助用戶查出以FH開頭的供應商信息,然后用戶選擇一下就可以了。如此,用戶就不需要每次都去查詢那個對照表,速度快多了。

      但是,這種編碼也是有點問題,如企業有委外生產的廠商,就比較麻煩。若用戶需要查看一下現在有多少委托加工的供應商,則無從查起,要一個個的統計;若對供應商還有類別管理的,如此編碼,也不是很合理,如想查詢一下PVC料的供應商有哪些,則很難做到這一點,或者通過供應商類別那里查詢,但是,又不是很方便,而且,也不是每個ERP軟件都支持這個功能。最好的話,就是一看到供應商編碼,就可以知道其供應商什么類型的材料。

      可見,以上兩種編碼方式,或多或少都存在一些缺陷。我在ERP項目實施時,在供應商的編碼方面,一般會給用戶提一下建議,各位可以參考一下。

 

1、委托加工商跟一般的供應商最好區別編號

 

      委托加工商跟一般的供應商雖然看起來都是一樣,可能都是采購部門在管理,但是,在實際處理上,有比較大的區別,如在會計處理上,就有不少的差異。所以,為了在后續的管理中,把認為的修改量降低到最小,最好在編碼中,有所區別。

      另外,這也有利于分類查詢。如我們在“拼音與阿拉伯字母結合”這個方案的基礎上,若是委托加工的,我們在其前面加上一個W字母,若是一般的供應商,則我們加上Y字母。如此,若我們想知道現在有哪些委托加工供應商時,只需要在查詢供應時,只需要輸入W,即可以查詢出所有符合條件的委托加工供應商,這就非常的方便。

 

2、若有類別廠商考核者,同類廠商的編號要歸納與同區間

 

      有的公司,要對供應商進行類別考核,如要考核所有PVC材料的供應商,要評價他們的交期是否能能夠滿足企業的需求,有哪些供應商老是出現拖延的情況;或者評價他們的質量狀況,如哪些供應商的質量問題比較多,經常發生不良品退回的情況;或者成批調整PVC材料供應商的付款條件,要把全部的PVC供應商的付款周期從到貨后30天改為到貨后45天,則最好在編碼信息中,反映供應商提供材料的類別信息。

      如現在有供應商“杭州飛鴻印務有限公司”、“杭州蕭山萬達包裝材料有限公司”提供包裝材料,分別編碼為BFH01與BWD01,其中,第一碼表示材料的類別包裝材料;后面是根據以上第二種方案編寫的編碼。此時,若企業用戶想統一更改包裝材料的付款條件,而不想更改其他材料供應商的付款條件或者雖然要改,但是改的結果不一致的時候,只要利用統一修改供應商付款條件功能,在這個窗口中,輸入字母B,就可以列出所有的包裝材料的供應商,然后選擇全選,輸入新的付款條件即可。若在供應商編碼中,沒有反映其原材料類別信息,則就無法這么方便的修改,而需要一個個的去選擇,才可以。

      再如,若企業計劃在每年度的10月份對包裝材料的提供商進行考核,并在月底召開供應商會議進行檢討。若沒有按如上方式進行編碼,那用戶如何才能夠方便的找到包裝材料供應商的交貨情況、質量情況、及其他需要的信息呢?用戶只有一個個去統計,或者先統計全部的供應商,然后再把包裝材料的供應商單獨COPY出來。但是,這些方法都比較麻煩。若在供應商編碼中,體現了原材料類別信息,則只需要在查詢時,選擇B,然后就可以列出所有包裝材料的供應商,然后按全選,選種所有的包裝材料供應商后,按導出供應商考核信息,就可以把相關信息導入到EXCEL中,如此,要方便的多。

 

3、在以上兩個建議的基礎上,結合“拼音與阿拉伯字母結合”的編碼方式

 

      拼音與阿拉伯字母結合這是一個不錯的編碼方式,若在這個編碼原則的基礎上,再把以上兩點內容考慮進去,無疑,這個方案將更加完善。以上談到的“拼音與阿拉伯字母結合”方案的缺點,將被彌補。

 

 

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